第三十屆美國總統Calvin Coolidge的女秘書處理文件經常出錯。一天，總統盛讚女秘書衣著漂亮，趁著她高興時說：「不過，我希望妳處理的公文，能和妳自己一樣漂亮！」此後女秘書果然很少犯錯。一位閣員很佩服總統的做法，總統對他說：「這好比理髮師替人刮鬍子前，先為其塗肥皂水，令其『刮了不痛』。」

有人認為直斥別人錯處是「坦率」的表現，而說話婉轉則是「虛偽」。其實，只要是真心關注別人的感受，而非為了換取利益，把批語說得婉轉一點，與坦率並無抵觸；反之，若批評包含洩憤或報復心態，甚至是為了享受指責他人的快感，則所謂「坦率」不過是偽裝的道德罷了。

為了成長和進步，指出錯處、進行改善是必要的，但過度訶責、無建設性的攻擊，只會令他人感到受侵犯、不被尊重，引發其自我保護、反擊辯駁的情緒。這種情緒會蓋過其自我反省，把大家的目光從解決問題轉移到鬥氣。所以，過份的批評並不能解決問題，倒可能引起更多不快和爭執，造成雙輸。

何況，我們很難保證自己的判斷是絕對的，錯不一定在於對方。人很容易以偏概全、先入為主，把外界的訊息片段，以自己習慣的模式自行組合和解讀，自以為是。

直言直諫，連頭腦簡單的人也做得到。但只有善良的人，才會懂得爲別人著想，照顧別人的感受；明智的人，才會懂得顧存大局，解決問題，締造雙贏的局面。

那麼，怎樣善巧地和別人檢討錯誤呢？首先，應與對方單獨傾談，切莫當眾指責，以免對方難受而和你翻臉。說話技巧在於把重點集中在「事」上，而非「人」上。清晰具體地描述事件和問題所在，不要加上形容詞，如「一塌糊塗」之類；尤其要避免指向人的形容，如「你很差」。形容詞給人下定論的感覺，卻不知確指為何，會使對方感到茫然和不忿。

表達你的看法時，即使認為自己如何的正確，也不要把用絕對真理或教訓的口吻說出來；別以偏概全，如說「你老是犯同樣的錯」；提出你認為可以怎樣改善，而非指出對方有甚麼做得不好，因為前者已足以令對方察覺後者，卻不會像後者般帶來挑錯處的感覺；每次只說一兩個問題，每個問題只說一次，不要連續說太多問題或不斷重複同一問題，更不要翻很久之前的舊帳，應集中注意力於目前；

多用「我個人意見認為……」、「這樣做會不會好一點？」(有虛心請教的意味) 之類，之後再徵詢對方的意見，以示尊重，如說一句「你同意嗎？」。整個過程中盡量少用「你……」的句子，而多用「我……」，蓋用上「你……」的句子或多或少會衝著對方來，在你正在指出聽者錯失的場面中，聽者對針對自己的說話會特別敏感。

可以的話，先表揚一下對方其他做得好的地方(可別虛構一些不存在的優點，否則對方會覺得你不誠懇)，或對其之前的努力表示認同、感激和欣賞(即使他做得怎樣差，總有付出過努力啊)，如說「很高興你這麼用心做」，其後才提出你認為可以改善的地方。

把批評說得柔軟，可避免許多不必要的爭端和煩惱，減少敵人、換來朋友，並真正有助事情進行。從管理學的角度看，上司和下屬、同事和同事之間曉得好言相向，對機構運作有莫大裨益。很多研究都顯示，若上司或同事的態度較苛刻、冷漠，員工的表現較差；而在人情味較重的工作環境下，員工士氣較高，生產力也較大。